E-számla vagy papír alapú számla?

Elektronikus számla (e-számla)

Az elektronikus számla csak elektronikusan, PDF formátumban érvényes, kinyomtatva papíron NEM! Ennek oka, hogy a PDF dokumentum létrehozásakor rákerül a számládra egy időbélyegző és egy elektronikus aláírás.  Ezek tulajdonképpen informatikai biztonsági eszközök. Az elektronikus időbélyegzőt, és aláírást nem tudod kinyomtatni, mivel azok informatikai kódok.

Ennek nagy előnye, hogy kiküldheted e-mailen a partnerednek, és maga az elküldött PDF dokumentum egy hiteles számla.

Hátránya, hogy csak elektronikusan hiteles, így mindenképpen meg kell őrizned elektronikus formában is. A másik fontos tudnivaló, hogy az elektronikus aláírás és időbélyegző pénzbe kerül. Tehát minden kiállított számlád után további költségek merülnek fel, így ha sok elektronikus számlát állítasz ki egy hónapban, az magasabb költséggel jár.

Elektronikus úton készülő papír alapú számla

Azaz egy számlázó programmal elektronikus úton kiállított és papírra kinyomtatott (papír alapú) számla. Az e-számla megjelenése előtt minden számlázó szoftverből csak ilyen számlát lehetett kiállítani.

Annak ellenére, hogy egy szoftverrel állítod ki, a számla csakis pappírra kinyomtatva hiteles, elektronikusan nem. Ezért 2010 előtt ezeket a számlákat csak postai úton lehetett eljuttatni a partneredhez. 2010 óta viszont már PDF formátumban is elküldheted az ügyfelednek, mivel megszűntek azok a számlát érintő kötelező tartalmi elemek, amelyek korlátozták az e-mailen történő kiküldést. 2010 óta nem kötelező a számlán az aláírás és a bélyegző.

A partneredet tájékoztatnod kell arról, hogy a számlát ki kell nyomtatnia, mert csak úgy hiteles. Ehhez nem kell az ő hozzájárulása, csak tájékoztatnod kell őt, például az e-mail szövegébe beleírod hogy: “Kérjük, a számlát kinyomtatva adja át könyvelőjének, mert csak úgy hiteles.”

Az elektronikus úton elkészített papír alapú számla a legkényelmesebb számlázási folyamat. Kinyomtatod a számlát, mert egy példányt Neked is meg kell őrizned illetve leadnod könyvelődnek, ez kb. 3 Ft költséget jelent, de már nem kell postán elküldened, ami átlagosan 130 Ft költséggel járna. Ugyanakkor nem kell külön fizetned az elektronikus aláírás és időbélyegző használatáért sem. Így jelentős költséget spórolsz, több időd marad a vállalkozásodat fejleszteni.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.